Denis Boudreau

Formation : L’accessibilité numérique et les communications inclusives

Afin de s’assurer que la transformation numérique des commerçants de l’agglomération de Québec soit la plus inclusive possible, le programme 100 % numériQC collabore avec le Regroupement des organismes de personnes handicapées de la région de la Capitale-Nationale (ROP03) et se munit de ressources supplémentaires développées par le Regroupement des aveugles et amblyopes du Québec (RAAQ).

Dans le cadre de cette collaboration, une formation a été offerte par Denis Boudreau, consultant, formateur, coach et conférencier. Cette séance permet de mieux comprendre les enjeux reliés à l’accessibilité du Web et ses nombreux bénéfices, tout en explorant certaines des meilleures pratiques pour assurer des expériences numériques qui soient accessibles aux personnes en situation de handicap.

Également, développé par le Regroupement des aveugles et amblyopes du Québec (RAAQ) et le Regroupement des aveugles et amblyopes du Montréal métropolitain (RAAM), nous vous partageons ce dépliant numérique qui vous permettra de vous sensibiliser en matière de bonnes pratiques liées à l’accessibilité numérique afin de créer des expériences en ligne inclusives. Facile d’utilisation, il fournit des conseils pratiques sur la navigation conviviale et la création de contenus adaptés.


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Top 10 conseils pour un événement virtuel réussi

Pour un événement en visioconférence optimal

1. Déterminez la période idéale pour tenir votre événement

Qu’il s’agisse d’une formation, d’un colloque ou de toute autre activité offerte en ligne, il importe que les participants ciblés par votre événement soient disponibles au moment où vous tiendrez votre rencontre. Faites une veille des événements qui concernent votre public et choisissez le moment le moins achalandé pouvant leur convenir pour favoriser les inscriptions.

2. Identifiez les objectifs de votre événement, le format et la/les date/s 2 ou 3 mois à l’avance

Cela vous laissera le temps nécessaire pour préparer le contenu adapté pour l’événement ainsi que les différents guides nécessaires pour un bon déroulement. En fonction de vos objectifs, votre événement pourra être sous forme de conférences, tables rondes, ateliers, etc. Évaluez pour choisir le format et la durée adaptés à vos objectifs.

3. Questionnez-vous sur l’apport d’un fournisseur externe à votre projet

Devriez-vous confier l’aspect technique à un fournisseur? Les avantages de faire affaires avec une firme externe pour vos besoins techniques comprennent, entre autres, une connexion Internet optimale dont vous n’aurez pas à vous soucier.

4. Faites appel à des animateurs/trices d’expérience

Des animateurs/trices expérimenté/es sauront relancer la discussion, stimuler les débats, et dynamiser votre événement. Ils ont déjà fait face à toutes sortes de circonstances : vous serez entre bonnes mains avec un/e professionnel/lle à l’animation.

5. Prévoyez qui fait quoi dans votre équipe

Déterminez les rôles de chacun, consignez-les dans un tableau et partagez cette information avant l’événement et dans vos guides. Prévoyez aussi un numéro d’urgence que les gens pourront utiliser en cas de problème de connexion (c’est rassurant pour votre équipe et pour les participants). Qu’il s’agisse d’un pépin technique ou d’un intervenant qui doit s’absenter, votre équipe saura alors avec qui communiquer pour gérer les différentes situations.

6. Faites une générale avant l’événement

La semaine précédente ou quelques jours avant l’activité prévue, effectuez une générale. Cela vous permettra d’anticiper des besoins techniques ou logistiques ou des éléments à améliorer dans l’organisation. Vous arriverez davantage préparé et confiant à l’événement.

7. Commencez à préparer vos guides plusieurs semaines à l’avance

Peu importe la solution technique choisie par votre équipe pour tenir votre événement virtuel, les intervenants/es, participants/es et autres animateurs/trices auront besoin de consignes techniques et de recommandations générales pour un déroulement optimal. (Guide des participants/es, Guide des intervenants/es, Guide des animateurs/trices, Guide des modérateurs/trices).

8. Demandez à vos intervenants/es de se brancher 1 heure avant

Assurez-vous que vos intervenants et animateurs/trices soient branchés près de 60 minutes avant la rencontre virtuelle et vos participants une quinzaine de minutes avant l’heure prévue : cela permet de valider que tout fonctionne bien, de limiter les problèmes techniques et de commencer à l’heure.

9. Pensez déjà à l’après

À la suite de votre événement, pensiez-vous transmettre une communication particulière, un sondage de satisfaction, un mot de remerciement aux intervenants et aux participants? Allez-vous faire un bilan de type post-mortem? Évaluez ce qui serait le plus adéquat pour votre organisation et soyez déjà prêts pour la suite. Vous pourriez ainsi inviter vos participants en fin de rencontre à remplir votre sondage, à chaud.

10. Faites les mises à jour de la solution technologique choisie avant l’événement

Assurez-vous que toutes les mises à jour du logiciel soient effectuées pour ne pas retarder l’événement lors du jour J.

 


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Aide-mémoire : inscription à Google pour les associations

La Machinerie, en collaboration avec ses partenaires Québec numérique et Culture pour tous, a développé un outil afin de vous aider à entrer de plain-pied dans l’ère numérique : « Aide-mémoire : inscription à Google pour les associations » (2018). Téléchargez-le ici.

Cet aide-mémoire vous rappelle de vous inscrire à TechSoup Canada et à Google pour les associations, avec les étapes à suivre pour obtenir ces aides.

Qui sont-ils?

  • TechSoup (OBNL) offre aux OBNL et aux organismes de charité divers outils numériques à prix réduits dans le but d’accélérer le virage numérique de cette clientèle.
  • Une fois votre organisation reconnue officiellement par TechSoup Canada, Google pour les associations procure également l’accès gratuit en ligne à des outils intéressants comme la G Suite (Gmail, Docs, Agenda…) et Google AdWords/AdGrants.

Il est à noter que cet outil est publié sous la licence BY-NC-SA issue des Creative commons afin de réglementer sa circulation dans le respect des droits de ses auteurs. Les droits associés sont donc les suivants :  

  • citer qui est l’auteur de l’oeuvre originale;
  • aucune utilisation commerciale n’est permise;
  • l’utilisateur peut modifier l’oeuvre originale;
  • la licence doit toujours être utilisée sur toutes les formes dérivées de l’oeuvre originale.

Vous souhaitez communiquer directement avec La Machinerie? Adressez un courriel à [email protected].


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Cahier des charges : mise en place d’un CRM

La Machinerie, en collaboration avec ses partenaires Québec numérique et Culture pour tous, a développé un outil afin de vous aider à entrer de plain-pied dans l’ère numérique : « Cahier des charges : mise en place d’un CRM » (2018). Téléchargez-le ici.

Les contacts s’accumulent? Vous avez des actions à planifier avec de nombreuses personnes, des clients, des partenaires, des collaborateurs externes? Votre équipe s'agrandit et vous avez besoin de garder des traces de ce qui a été dit et fait avec untel et untel? Il est peut-être temps de réfléchir à vous doter d’un CRM (un outil de gestion de la relation client - customer relationship management).

Cet outil vous aide dans votre réflexion, vise à identifier clairement vos besoins et vos objectifs, de même qu’à bâtir votre équipe de projet et à comparer les solutions existantes.

Si un logiciel CRM est un outil numérique pertinent - c’est votre précieuse base de données interne qui permet de gérer votre relation avec vos clients et partenaires -, il est toutefois à noter que la mise en place d’un CRM peut s’avérer une tâche complexe : parfois, engager un consultant peut être une bonne idée.

Il est à noter que cet outil est publié sous la licence BY-NC-SA issue des Creative commons afin de réglementer sa circulation dans le respect des droits de ses auteurs. Les droits associés sont donc les suivants :  

  • citer qui est l’auteur de l’oeuvre originale;
  • aucune utilisation commerciale n’est permise;
  • l’utilisateur peut modifier l’oeuvre originale;
  • la licence doit toujours être utilisée sur toutes les formes dérivées de l’oeuvre originale.

Vous souhaitez communiquer directement avec La Machinerie? Adressez un courriel à [email protected].


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Gestion de projet : méthode agile simplifiée

La Machinerie, en collaboration avec ses partenaires Québec numérique et Culture pour tous, a développé un outil afin de vous aider à entrer de plain-pied dans l’ère numérique : « Gestion de projet : méthode agile simplifiée » (2018). Téléchargez-le ici.

Destinés aux gestionnaires et entrepreneurs culturels, le document « Gestion de projet : méthode agile simplifiée » vous aidera à intégrer la méthode SCRUM inspirée du mouvement Agile dans votre organisation.

Cette méthode est conseillée pour le développement des projets numériques, car elle intègre des processus circulaires, courts et souples. Il s’agit d’une approche par paliers, avec des cycles répétés de développement - pour une adaptabilité plus grande au contexte changeant de l’environnement.

Le numérique, notamment, fait évoluer les projets dans un contexte de changements continus, qui supporte mal les méthodes linéaires, rigides et avec peu de marge d’erreur. Cette méthode favorise également la collaboration et l’esprit d’équipe.

Avec cette méthode, un projet se décline donc en plusieurs cycles de courtes durées. Un projet (voir l’onglet « feuille de route du projet ») comprend plusieurs sprints, et chaque sprint possède son propre tableau de bord. Tel que mentionné dans l’onglet Contextualisation de l’outil : « Il est important de comprendre qu’il faut de la pratique et de la patience pour devenir fluide dans cette manière de fonctionner. »

Il est à noter que cet outil est publié sous la licence BY-NC-SA issue des Creative commons afin de réglementer sa circulation dans le respect des droits de ses auteurs. Les droits associés sont donc les suivants :  

  • citer qui est l’auteur de l’oeuvre originale;
  • aucune utilisation commerciale n’est permise;
  • l’utilisateur peut modifier l’oeuvre originale;
  • la licence doit toujours être utilisée sur toutes les formes dérivées de l’oeuvre originale.

Vous souhaitez communiquer directement avec La Machinerie? Adressez un courriel à [email protected].


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10 règles à suivre en matière de données sensibles

La collecte d’information (ci-après, les « Données sensibles ») est plus souvent qu’autrement la matière première d’un projet de création numérique. Tout comme une personne ne peut s’approprier unilatéralement le minerai du sol ou les arbres d’une forêt, la collecte et l’utilisation de telles Données sensibles font l’objet d’un encadrement juridique contraignant et restreignant.

Constitue généralement un renseignement personnel, tout renseignement qui à la fois concerne une personne physique et permet de l’identifier (aux fins du présent texte, les « Données sensibles »). En contrepartie, un renseignement personnel concernant une personne physique qui ne permet pas de l’identifier ne constituerait pas en soi une Donnée sensible. Par exemple, demander à un utilisateur d’indiquer son code postal pour mieux connaître la provenance géographique de sa clientèle ne constituerait pas en elle-même la collecte de Données sensibles. Cependant, effectuer la même demande, en y ajoutant, par exemple, le nom de la personne et son numéro de téléphone constituerait alors la collecte de Données sensibles.

Afin que les créateurs de produits culturels numériques puissent éviter tout faux pas en matière de collecte, d’utilisation, de communication et de conservation de Données sensibles, ceux-ci seraient encouragés à suivre les règles suivantes :

1. Respecter les principes généraux de l’article 37 du Code civil du Québec, à savoir :

  • Avoir un intérêt sérieux et légitime de collecter les Données sensibles;
  • Ne collecter que les Données sensibles nécessaires;
  • Obtenir le consentement lorsque nécessaire; et
  • Ne pas porter atteinte à la vie privée ou à la réputation.

2. Mettre en place une politique de confidentialité et la respecter. Voir notamment à cet effet le Générateur de politique de confidentialité de la Chaire L. R. Wilson sur le droit des technologies de l’information et du commerce électronique, rattachée au Centre de recherche en droit public (CRDP) de la Faculté de droit.

3. Indiquer clairement la raison pour laquelle les Données sensibles sont collectées, à savoir, préciser l’intérêt sérieux et légitime de le faire.

4. Limiter le nombre de personnes qui ont accès aux Données sensibles, à savoir, aux personnes qui « ont besoin d’avoir accès » à telles données.

5. Informer et sensibiliser les personnes qui ont accès aux Données sensibles : i) à leurs obligations; ii) aux conséquences collectives advenant que l’une ou l’autre de ces personnes ne respecte pas ses obligations; et iii) aux sanctions individuelles auxquelles s’exposent telles personnes.

6. Advenant que pour une raison ou une autre, une partie ou la totalité des Données sensibles soit hébergée dans une juridiction autre que la province de Québec, s’assurer que cette juridiction possède des règles concernant la protection des Données sensibles similaires à celles en place dans la province de Québec.

7. Ne pas communiquer les Données sensibles à un tiers sans avoir obtenu le consentement écrit préalable de la personne visée et, dans ces cas, indiquer à la personne visée qui sera le tiers qui recevra les Données sensibles et quelle utilisation il en fera.

8. Advenant que les Données sensibles aient été collectées dans le but de l’exploitation d’une entreprise, prendre connaissance des « Bonnes questions à se poser! » de la Commission d’accès à l’information.

9. Lorsqu’il n’y a plus d’intérêt sérieux et légitime à conserver les Données sensibles ou que celles-ci ne sont plus pertinentes à l’objet pour lequel elles ont été collectées, procéder à destruction de celles-ci (consulter à ce propos la fiche d’information préparée par la Commission d’accès à l’information).

10. Mettre en place un plan d’action advenant la perte ou le vol des Données sensibles. Voir à cet effet le document préparé par la Commission d’accès à l’information du Québec.

Enfin, étant donné qu’aux termes de l’article 37 du Code civil du Québec, l’utilisation des Données sensibles ne doit pas non plus porter atteinte à la vie privée ou à la réputation d’une personne, il peut être bon de se rappeler le dialogue attribué à Socrate (!), à savoir :

— Sais-tu, Socrate, ce que je viens d’entendre sur un de tes disciples?

— Avant, j’aimerais que tu fasses l’épreuve du triple filtre. Le premier est celui de la vérité. Es-tu sûr que ce que tu vas me dire est vrai?

— Je viens de l’entendre et…

— … c’est-à-dire que tu ne sais même pas si c’est vrai. Le deuxième filtre est celui de la bonté. Veux-tu me raconter quelque chose de bon sur mon disciple?

— Au contraire.

— Alors, tu veux me raconter quelque chose de mauvais sur lui sans savoir si c’est vrai. Cependant, on pourrait encore passer le troisième, celui de l’utilité, est-ce que ce sera utile?

— Pas beaucoup.

— Si ce n’est pas vrai, ni bon, ni utile, à quoi bon le raconter?

*

MISE EN GARDE : Cette publication a pour but de donner des renseignements généraux sur des questions d’ordre juridique. Les renseignements en cause ne sont pas des avis juridiques et ne doivent pas être traités ni invoqués comme tels. Nous vous recommandons de toujours obtenir l’avis de votre propre conseiller juridique avant de prendre des décisions ou des mesures susceptibles d’avoir des répercussions juridiques.